Choisir les œuvres exposées et prévoir, le cas échéant, les conditions de leur production.
Si les œuvres sont mises en dépôt à la galerie, il est recommandé de rédiger un inventaire, signé contradictoirement entre les parties, et de l’accompagner d’un constat d’état relatif à chaque œuvre. En effet, il est fréquent, particulièrement quand la relation dure dans le temps, qu’aucun document n’atteste clairement des œuvres confiées ni de leur état au moment du dépôt.
La fiche descriptive de chaque œuvre contiendra notamment les éléments suivants : titre, description, état de conservation, dimensions, matériaux, et sera accompagnée d’une ou plusieurs photographies.
♦UN CONSEIL♦ Pensez à actualiser régulièrement ces documents. Il est fréquent que l’inventaire initial ne soit pas mis à jour lorsque de nouvelles œuvres sont réalisées et confiées en vue d’une nouvelle exposition.
L’exclusivité est souvent demandée par la galerie, en raison de l’investissement financier important qu’implique l’organisation d’une exposition. Il est très important de réfléchir, en amont, aux conséquences d’un tel engagement, notamment en fonction de l’activité de la galerie à l’international. Vous pouvez consentir une exclusivité pour la France et vous réserver la possibilité d’être représenté.e par une ou plusieurs autre(s) galerie(s) à l’étranger. Vous pouvez également vous ménager la possibilité de ventes directes, tout en consentant une exclusivité à la galerie sur un territoire donné.
La rémunération dépend, le plus souvent, d’un pourcentage sur le montant HT des ventes. Il est donc essentiel de se mettre d’accord, au préalable, sur les prix de vente HT de chaque œuvre. Des remises pourront être accordées. Dans ce cas, il peut être utile de négocier un pourcentage limite de remise au-delà duquel votre accord sera requis. Il est conseillé de prévoir également des délais pour l’émission des factures et leur règlement.
« Qui paie quoi ? » est la question à se poser. Le contrat permettra de décider de la répartition des frais inhérents à l’organisation d’une exposition, tels que le transport des œuvres (avant et à l’issue de l’exposition pour celles qui resteront invendues), l’assurance ou encore la production des œuvres. Là encore, anticiper permet d’éviter les conflits.
♦UN CONSEIL♦ L’exposition des œuvres donne lieu à la souscription d’un contrat d’assurance pour garantir les risques de vol, détérioration ou destruction… qui pourraient affecter les œuvres au cours de leur transport ou de leur exposition. Il est important de bien vérifier les exclusions de garantie, et de s’assurer que le transport, l’accrochage et le décrochage sont bien couverts. Un contrat simplement souscrit « pendant la durée de l’exposition » ne permet pas toujours de prévoir clairement ce qui se passe avant ou après.
Qu’est ce que la valeur agréée ? A la différence de la valeur déclarée, qui est celle que l’assuré déclare lui-même lors de la souscription du contrat, la valeur agréée repose sur une estimation des œuvres par un expert (le plus souvent aux frais de l’assuré). Toutefois, en cas de sinistre, cette méthode d’évaluation est plus difficilement contestable puisque l’indemnisation se fait sur la valeur sur laquelle l’assuré et l’assureur se sont mis d’accord. Autre avantage, la prime de l’assureur est souvent minorée.
Qu’est ce que l’assurance clou à clou ? L’assurance « clou à clou » couvre les risques (perte, dégradation…) de l’œuvre déposée jusqu’au retour à son « clou » d’origine.